Doorlooptijd van offertes van drie dagen naar twintig minuten

Offerteaanvragen kwamen binnen via e-mail, als vrije tekst, als pdf, soms als een foto van een tekening. Een sales engineer las elke aanvraag, zocht de onderdelen op in het ERP, checkte de prijslijst van de klant, bouwde de offerte in een spreadsheet en stuurde ze terug. Gemiddeld drie dagen, langer in drukke weken. Concurrenten antwoordden binnen één dag.

De regels waren grotendeels gekend. De tijd ging naar lezen, overtypen en controleren. Fouten slopen er telkens op dezelfde plaatsen in: een verkeerde eenheid, een verouderde prijs, een korting die twee keer werd toegepast.

Tijdens de verkenning hebben we het proces stap voor stap getimed. Lezen en overtypen waren twee derde van de inspanning; het eigenlijke oordeel, of er een offerte kwam en met welke marge, was een kwestie van minuten. Dat vertelde ons wat we moesten automatiseren en wat menselijk moest blijven.

We bouwden een intakeservice die binnenkomende aanvragen leest, een AI-model gebruikt om de gevraagde onderdelen, hoeveelheden en specificaties uit te lezen, en die matcht met de ERP-catalogus. Het systeem stelt vervolgens een offerte op met de actuele prijslijst en margeregels van de klant. Alles onder een betrouwbaarheidsdrempel, of boven een waardegrens, wordt gemarkeerd voor review. Een sales engineer keurt elke offerte goed, past ze aan of wijst ze af in één scherm voor ze vertrekt. Niets wordt verstuurd zonder een mens.

De automatisering draaide drie weken naast het oude proces. We vergeleken haar ontwerpen met de handgemaakte offertes, stelden de extractie en de regels bij, en schakelden pas daarna over.

Een standaardofferte duurt nu ongeveer twintig minuten van e-mail tot goedkeuring, en het grootste deel daarvan is de review. Het salesteam bespaart zo'n twaalf uur per week, tijd die meteen naar het opvolgen van openstaande offertes ging. Prijsfouten daalden met ongeveer negentig procent, omdat de prijslijst uit het ERP wordt gelezen in plaats van uit het geheugen.

Het project duurde acht weken. Het bedrijf heeft dezelfde aanpak intussen uitgebreid naar orderbevestigingen.

Next.js en TypeScript voor de reviewapplicatie, PostgreSQL met Prisma, de Claude API voor extractie met dataverwerking in de EU en zonder training op klantdata, een geplande synchronisatie met het ERP, alles gecontaineriseerd op de EU-VPS van de klant. De klant bezit de code, de prompts en de evaluatieset.