Van spreadsheet-exports naar een platform waar 300 klanten op inloggen

Het bedrijf vervoerde vracht voor een veertigtal B2B-klanten, en elk van hen wilde weten waar zijn zendingen waren. Het antwoord zat in een transportsysteem zonder klanttoegang, dus exporteerde het operationele team spreadsheets, kuiste ze op en mailde ze door. Twee keer per dag. Voor veertig klanten.

Een nieuwe klant onboarden kostte twee weken aan rapporten instellen en kolommen uitleggen. Groei maakte het probleem erger, niet beter. Het management wilde een klantenportaal; de verkoop wilde iets dat ze als product konden verkopen.

We begonnen met een discovery sprint en één ongemakkelijke vraag: was dit een portaal of een product? Een portaal zou het rapporteringsprobleem oplossen. Een product kon een tweede inkomstenlijn worden, maar alleen als het vanaf dag één als multi-tenant platform gebouwd werd.

We adviseerden het product, met een strikte eerste scope: zichtbaarheid van zendingen, notificaties en exports. Geen facturatie, geen tariefcalculator, geen mobiele app in versie één. Het transportsysteem bleef de bron van waarheid; we synchroniseerden ervan in plaats van het te vervangen.

Versie één ging live na veertien weken. Tenant-isolatie, rollen en auditlogging bouwden we in de eerste maand, omdat die vroeg goedkoop zijn en later duur. Elke week gebruikte het operationele team de previewomgeving met echte data, en zo vonden we de uitzonderingen die niemand in de workshops had vermeld.

Klanten loggen nu in en zien hun zendingen live. Een nieuwe klant onboarden betekent een organisatie aanmaken en gebruikers uitnodigen: twee dagen, grotendeels aan hun kant. Negen maanden na de lancering bedient het platform meer dan driehonderd klantaccounts, en het bedrijf verkoopt de toegang als onderdeel van zijn contracten.

Supporttickets over zendingsstatus daalden met meer dan de helft. Het operationele team stopte op dag één met spreadsheets maken.

Next.js met TypeScript, PostgreSQL met Prisma, Better Auth voor organisaties en rollen, Docker op een VPS in de EU, GitHub Actions voor de uitrol. De klant bezit de repository en de infrastructuur, en een in-house developer werkt nu naast ons aan de roadmap.